1. Mesurer la situation de départ
Choisissez un processus précis : relancer une facture, produire un document, recopier une demande ou consolider un reporting. Pendant une période représentative, relevez le volume traité, le temps par dossier, les reprises et les erreurs. Distinguez le temps actif du délai d’attente.
Interrogez les personnes qui réalisent la tâche et observez quelques cas. Une estimation de mémoire peut sous-évaluer les exceptions ou surestimer le temps supprimable. Si les volumes varient fortement selon la saison, conservez cette variation dans votre calcul annuel.
2. Calculer la capacité récupérable
Pour une tâche quotidienne, une formule de départ est : effectif concerné × minutes par jour ÷ 60 × jours travaillés × part réellement supprimable. La dernière variable doit intégrer le temps de contrôle qui restera nécessaire.
Exemple purement illustratif : 8 personnes consacrent chacune 30 minutes par jour à une tâche, sur 220 jours. Cela représente 880 heures par an. Si une solution supprime réellement la moitié de ce temps, elle libère 440 heures. Avec une hypothèse de coût chargé de 40 € par heure, la capacité correspondante est valorisée à 17 600 € par an.
Ce montant n’est ni un bénéfice garanti ni une baisse automatique des charges. Il peut se traduire par davantage de dossiers traités, moins d’heures supplémentaires ou plus de temps pour les clients. Le scénario doit préciser lequel de ces effets est attendu.
3. Intégrer tous les coûts
- Mise en place : cadrage, développement ou paramétrage, reprise des données, tests et formation.
- Exploitation : licences, hébergement, consommation des services IA et supervision.
- Suivi : maintenance, corrections, contrôle humain résiduel et évolution des outils connectés.
- Mobilisation interne : temps des utilisateurs pilotes et du responsable de projet.
Évitez de compter deux fois le même poste : si les contrôles humains sont déjà retranchés de la capacité récupérable, ne les ajoutez pas une seconde fois au coût. Établissez un scénario prudent et un scénario central, avec des hypothèses explicites.
4. Décider avec un pilote mesuré
Un indicateur de retour sur la première année compare le bénéfice valorisé aux coûts totaux de cette année : (bénéfice valorisé − coûts totaux) ÷ coûts totaux. Ce calcul n’a de sens que si la valorisation retenue correspond à un effet utile et observable pour l’entreprise.
Un pilote vérifie les hypothèses avant d’élargir le périmètre. Suivez le temps par dossier, la proportion d’exceptions, les erreurs et l’adoption. Une baisse du temps moyen peut masquer une hausse du travail de vérification : regardez le processus complet.
Si les données sont instables ou si la tâche est trop rare, une simplification du processus peut suffire. Le guide automatiser, acheter ou construire aide à comparer les options. Le diagnostic Mellion permet de prioriser les opportunités avant un projet d’automatisation et d’IA.
Questions fréquentes
Faut-il automatiser la tâche la plus longue en premier ?
Pas toujours. Sa fréquence, la qualité des données, les exceptions et le risque comptent aussi. Une tâche plus courte mais très fréquente et stable peut constituer un meilleur premier pilote.
Comment utiliser cette méthode avec Mellion ?
Rassemblez les volumes, les durées et un exemple de processus. Mellion accompagne le diagnostic et le pilote dans toute la France, à Bruxelles et à Madrid, sur place ou à distance selon le projet.
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